Det första steget att ta när du planerar ett digitalt event är att samarbeta med en ledande virtuell evenemangsplattform. Därefter måste man säkerställa hur och varför just denna plattform är lämplig för ditt företag och hur den underlättar dina behov. Ditt projekt just nu kanske är att genomföra en mässa, men i framtiden kanske ni vill hålla andra typer av event. Klarar den plattformen det också? Leta efter en funktionsberikad plattform med många användningsområden och som skapar en anpassningsbar miljö för ditt företag. Dessutom måste den virtuella plattformen tillhandahålla ett konstant supportteam som enkelt hjälper dig att sätta upp och genomföra hela evenemanget.

Företag måste planera i förväg för att genomföra digitala evenemang och implementera rätt strategi beroende på typen av event. Är det rekrytering? Är det föreläsningar? Är du inte förberedd blir ett stort antal människor närvarande svårt att hantera. Har du en plan för eventets syfte och en struktur att följa blir det lättare att tillsammans med leverantören av plattformen få råd och ta fram en miljö med de funktioner som passar era behov.

Det första steget i att delta på ett digitalt event är att vägleda deltagarna att logga in, använda plattformen och delta i aktiviteter, så som chattar, seminarier och workshops. Här finns det ofta många olika möjligheter i evenemangsplattformar för deltagarna att ha kontakt med er. Ska det vara ett interaktivt videomöte där kommunikation sker direkt mellan er live? Eller är chatten det huvudsakliga verktyget? Hur många från er organisation behövs för att bemanna alla kommunikationsformerna? Ska deltagare kunna ladda upp eget material ni får ta del av, exempelvis CV? Ju tidigare ni kan tydliggöra era kommunikationsbehov desto bättre.

Precis som vi har olika rum i verkligheten, på samma sätt delar vi in det virtuella i separata team. Allt ifrån mässhallar till receptioner, till grupprum eller dedikerade föreläsningsscener. Fundera på hur ert event kan bli så tydligt strukturerat med olika rum som möjligt. Detta för att göra den digitala upplevelsen bättre, men också ge deltagarna en tydlig struktur för vad som sker vart. Till exempel om ni ska ha flera scener med olika teman med föreläsningar eller om ni behöver separata diskussionsrum för olika ämnen.

Virtuella evenemangsplattformar stödjer dig ytterligare, vilket möjliggör anpassning av alla rummen. Du kan till exempel fota de miljöer ni vill använda så konverteras de till en virtuell miljö. Hur hade ert kontor sett ut digitalt?

Den digitala utvecklingen går allt snabbare och med den kontinuerliga utvecklingen virtuella eventplattformar tillkommer nya funktioner hela tiden. Kanske har just er organisation en idé som skulle bli helt fantastisk i en virtuell plattform? Väljer ni en leverantör med bra support och stöd finns det gott om möjligheter för er att vara kreativa och hålla en dialog för att era önskemål och behov ska bli uppfyllda.